Kết hợp tư duy quản lý và tư duy triển khai để quản lý dự án SEO

Chào anh chị và các bạn, em là Hải Yến - hiện đang là SEO Manager tại HeroSEO. Em xin chia sẻ một vài kinh nghiệm về vấn đề quản lý dự án SEO

Đã từng có thời điểm, khi vừa chuyển từ vị trí thuần triển khai sang quản lý dự án, em gặp rất nhiều vấn đề, không kiểm soát được tốt dự án:

  • Ôm việc nhiều, stress, lại không hiệu quả

  • Không quản lý được workload của team, lãng phí nhân sự

  • Không quản lý được tiến độ tổng, vấn đề dự án kịp thời, đánh đúng trọng tâm

  • Không có thời gian cho nghiên cứu và phát triển thêm

Vì vậy, nếu anh/chị/bạn đang gặp các vấn đề tương tự, có thể tham khảo thêm bài viết này, để có thể vừa kết hợp tư duy triển khai và tư duy quản lý, để quản lý dự án SEO hiệu quả hơn.

ĐỐI TƯỢNG HƯỚNG ĐẾN:
  • SEOer đang chuyển đổi từ triển khai thuần sang quản lý dự án

  • SEOer đang gặp khó khăn trong vai trò quản lý dự án

CỐT LÕI VẤN ĐỀ:
  • Kết hợp duy quản trị dự án và tư duy triển khai giúp tạo ra một quá trình dự án chặt chẽ, hiệu quả và linh hoạt.

  • Luôn áp dụng tư duy phản ánh để học hỏi từ các dự án trước đó/ dự án đang chạy song song và cải thiện liên tục quy trình quản lý và triển khai trong tương lai

CÁC MỤC TIÊU CHÍNH:

Dưới đây, em sẽ liệt kê các mục tiêu và vấn đề chính cần quản lý:

  1. Hiểu Rõ Mục Tiêu và Chiến Lược Dự Án:
  • Tư duy quản trị dự án:
  • Bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu cụ thể (% KPI Top, Traffic, qua từng tháng để đạt được mục tiêu tổng)

  • Xây dựng kế hoạch chi tiết (sử phương pháp quản lý dự án chuẩn như PMBOK hoặc Agile để xây dựng kế hoạch, thiết lập các milestone)

  • Nguồn lực cần thiết cho dự án (Ngân sách nhân sự, coder, nguyên liệu content, onpage, offpage)

⇒ Tất cả mục này phải lượng hoá được thành số, cột mốc cụ thể, và đã phòng trừ đến trường hợp rủi ro (có trừ hao thêm thời gian và ngân sách dự phòng nếu dự án gặp khó)

  • Tư duy triển khai:
  • Hiểu rõ chiến lược triển khai trên việc phân tích thị trường, thực trạng của website, mục tiêu dự án

  • Xác định các bước cụ thể và phương pháp để đạt được mục tiêu

⇒ Phải tìm được các mấu chốt quan trọng để có thể win dự án

2. Quản Lý Nhóm và Tài Nguyên:

  • Tư duy quản trị dự án:
  • Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dự án, đảm bảo các bạn đã hiểu rõ nhiệm vụ

  • Tạo môi trường làm việc tích cực bằng cách thúc đẩy tinh thần teamwork và trao quyền cho các thành viên.

  • Đảm bảo rằng team có đủ tài nguyên (lường trước khó khăn và lên phương án giải quyết từ đầu dự án nếu có)

  • Hỗ trợ để hoàn thành công việc của member

  • Tư duy triển khai:
  • Xác định ai sẽ thực hiện các bước triển khai

  • Đảm bảo bạn triển khai có kiến thức và kỹ năng cần thiết.

  • Kiểm tra thực trạng tài nguyên:

→ Team tự chuẩn bị: Đảm bảo tiến độ sản xuất theo timeline

→ Khách hàng hỗ trợ: Theo dõi theo các cột mốc đã hoạch định và báo lại Account nếu KH có dấu hiệu trễ timeline

3. Theo Dõi Tiến Trình:

  • Tư duy quản trị dự án:
  • Sử dụng công cụ quản lý dự án, quản lý các chỉ số Performance để theo dõi tiến trình ( như SEORepoter - Công cụ hỗ trợ QLDA SEO, nếu không có công cụ thì tạo các mẫu template để chuyển data thô thành các số liệu - biểu đồ trực quan để nắm nhanh vấn đề dự án)

  • Công cụ quản lý task ngày, task tuần, task tổng dự án (Lark, Microsoft Project, Trello hoặc Asana,…)

  • Sử dụng các phương pháp như Waterfall hoặc Scrum tùy thuộc vào loại dự án để quản lý triển khai.

  • Kiểm tra xem dự án có đang diễn ra theo kế hoạch hay không

  • Thực hiện các điều chỉnh cần thiết

  • Tư duy triển khai:
  • Liên tục review tiến trình triển khai và đảm bảo rằng nó đang theo đúng hướng.

  • Tiến độ hoàn thành công việc theo deadline

  • Đánh giá hiệu quả của các công việc triển khai chi tiết → Có làm tiếp hay không, khi nào đẩy nhanh hay triển khai nhỏ giọt

⇒ Đảm bảo đẩy tiến độ nhanh nhất để dự phòng rủi ro, nhưng vẫn kiểm soát độ an toàn khi đẩy task hàng loạt, tránh lãng phí công sức của team

4. Giải Quyết Vấn Đề:

  • Tư duy quản trị dự án:
  • Khi phát sinh vấn đề, hãy áp dụng kỹ năng quản lý rủi ro và giải quyết vấn đề để tìm ra giải pháp hiệu quả.
  • Tư duy triển khai:
  • Sử dụng tư duy logic và sáng tạo để xử lý các khó khăn trong quá trình triển khai.

  • Đã làm đầy đủ theo checklist tiêu chuẩn?

  • Đã làm các tiêu chuẩn đó ở mức độ tốt nhất có thể?

  • Có thể tối ưu thêm gì khác để thúc đẩy dự án?

5. Truyền Thông và Liên Lạc:

  • Tư duy quản trị dự án:
  • Xây dựng một quy trình - quy tắc trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông tin đúng lúc.

  • Họp định kỳ tất cả bộ phận bao gồm team SEO, Content, Offpage, Account

  • Đảm bảo thông tin luôn được trao đổi thông suốt giữa Project Manager (PM) và team, PM luôn nắm được tình trạng và đảm bảo đưa định hướng kịp thời ở các thời điểm quan trọng (Họp review dự án bất cứ khi nào có vấn đề, họp report tuần, tổng kết Performance theo tháng

  • Đảm bảo thông tin cần thiết luôn được đưa đến khách hàng một cách kịp thời, để khách hàng nắm vấn đề và tạo sự an tâm.

  • Tiếp nhận và hỗ trợ các thắc mắc, đảm bảo KH luôn happy trong suốt quá trình triển khai dự án

  • Tư duy triển khai:

Thông tin về triển khai cần được truyền đạt rõ ràng và hiệu quả đến tất cả những người tham gia trong quá trình triển khai

⇒ Rõ ràng chính là cần nêu rõ: Vấn đề, Giải pháp, deadline hoàn thành, có báo cáo lại tiến độ - kết quả, thông tin đến đúng bộ phận liên quan

6. Kiểm Tra và Đánh Giá:

  • Tư duy quản trị dự án:
  • Sau khi dự án hoàn thành, thực hiện một đánh giá tổng quan để học hỏi từ kinh nghiệm và cải thiện quá trình quản lý dự án trong tương lai.
  • Tư duy triển khai:
  • Đánh giá kết quả triển khai và so sánh chúng với mục tiêu ban đầu để đảm bảo rằng các mục tiêu đã được đáp ứng.
ĐÁNH GIÁ CỦA BẢN THÂN:
  • Hiệu quả quản lý chất lượng dự án tăng cực kỳ cao, minh chứng rõ ràng nhất là ở kết quả dự án đạt được. Thành công ở các dự án lớn, có dự án đạt trung bình > 1M traffic

  • Có thể quản lý được nhiều dự án lớn - nhỏ chạy cùng lúc, đảm bảo tiến trình được ổn định

Hy vọng một vài thông tin trên có thể giúp mọi người có thêm góc nhìn về quản lý dự án. Em rất mong được học hỏi và nhận thêm được góp ý từ anh chị và các bạn.

Em cảm ơn anh chị và các bạn đã đọc hết bài viết của em ạ.

Author: Hải Yến - Group Nghiện SEO

1 Lượt thích