Lại quản trị dự án SEO à?

nghienseo · 11 Tháng Bảy 2024 13:15

Hello mọi người, lại là mình đây. Lâu lắm rồi mình cũng chưa chia sẻ gì thêm với cộng đồng. Mấy hôm trước có ngồi cafe vs 1 người bạn cũng làm SEO, có chia sẻ rằng: “SEO bên mày sao chứ SEO bên tao thì làm tới đâu hay tới đó, quản lý làm gì” =))) Mình ngồi siii nghĩ cũng lâu và muốn chia sẻ với mọi người một chút về cách mà bên mình đang quản lý dự án SEO và lý do vì sao nên quản lý. Đây cũng là cách làm của team mình trong 2 năm trở lại đây và vận hành khá trơn tru.

À có nhiều bác cũng biết đến mình nhiều qua 1 số bài về quản trị dự án SEO, thì đây là phiên bản mới nhất bên mình có đang áp dụng sau nhiều lần cải tổ, nên có gì các bác cứ tham khảo qua xem có thể áp dụng cho đội ngũ mình không nhé.

1. ĐANG LÀM SEO BÌNH THƯỜNG, TẠI SAO CẦN ĐI QUẢN LÝ DỰ ÁN SEO?

Cỡ 3-4 năm trước khi còn là Chuyên viên, cũng thắc mắc ừ thì dự án SEO chừng đó công việc, đi quản lý làm gì cho mất công, bắt tay vào mà làm thôi. Tuy nhiên càng là nhà quản lý thì mình nghĩ việc này lại càng quan trọng hơn nhiều.

Dự án SEO nó bao gồm nhiều công việc liên quan với nhau; phải được hoàn thành trong khoảng thời gian, ngân sách với nguồn lực nhất định. Vì thế, với kinh nghiệm hơn 4 năm quản lý các dự án SEO lớn nhỏ, mình nghĩ, nếu công ty bạn chỉ có 2-3 dự án SEO thì ok, sao cũng được. Nhưng khi con số dự án đã lên đến mấy chục thì bên cạnh phương pháp SEO, để có thể hoàn thành dự án đòi hỏi doanh nghiệp phải phương thức quản lý dự án tối ưu về cả mặt hiệu quả lẫn chất lượng. Nếu không khả năng dự án sẽ phải đối mặt với những tranh cãi vì mục tiêu không rõ ràng, thiếu nguồn lực, kế hoạch không khả thi, rủi ro cao, sản phẩm kém chất lượng, chậm tiến độ,…

Nói dài dòng như vậy rồi, thì chủ yếu mục đích cuối cùng mà mình nghĩ quản trị dự án SEO lại cần đến như vậy:

Giúp người quản lý dự án xác định được hướng đi: Hầu hết các người làm SEO nhận dự án về là chạy, cũng không phủ định nó sẽ không thành công khi thực thi ⇒ Tuy nhiên, đối với những ai đang làm nhiều dự án và đặc biệt là những dự án lớn thì cần phải có hướng đi, chiến lược từ trước để tránh tình trạng hao phí xảy ra. Mình nghĩ chắc rằng 70 - 80% người làm SEO ban đầu sẽ không có hướng đi và mình cũng từng như vậy. Nếu như một dự án không vạch được hướng đi, chiến lược từ ban đầu thì cứ tới đâu chạy tới đó, và sau đó nếu không đạt thì phải mất thời gian quay lại để rà soát lại toàn bộ về content, backlink ⇒ Gây hao phí và Mất thời gian.
Kiểm soát được quá trình đang đi: Một trong các lý do dẫn đến mục tiêu không đạt thì do quá trình thực thi không được kiểm soát kỹ lưỡng.

“Ví dụ khi có mục tiêu Organic vào tháng thứ 4, tuy nhiên đến tháng thứ 3 vẫn chưa triển khai content xong ⇒ Vấn đề ⇒ Không đạt mà gần đạt mục tiêu ⇒ Chơi Blackhat. Tương tự khi có một hạng mục content, thì một tuần đăng bao nhiêu bài, viết bao nhiêu bài để đảm bảo kế hoạch, mục tiêu đặt ra”

Đảm bảo được các rủi ro tiềm ẩn: Các dự án SEO thường phải đối mặt với không ít rủi ro trong quá trình thực hiện. Nếu không chú trọng sẽ khiến tỷ lệ rủi ro tăng cao và dự án gặp nguy cơ thất bại càng lớn. Quản lý dự án SEO giúp nhận diện và đánh giá các rủi ro, phòng ngừa và giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng đối với dự án.

Chi tiết làm sao để lường trước các rủi ro mình không nói quá chi tiết trong bài viết này, nếu các bạn muốn nghe thêm về cách làm của mình hiện tại thì có cmt xuống phía dưới, mình sẽ cố gắng siêng năng chia sẻ nhiều hơn ^^

2. AI LÀ ĐỐI TƯỢNG CẦN QUẢN LÝ DỰ ÁN?

Đối tượng đầu tiên chắc chắn là cấp Leader, Manager rồi, đặc biệt nếu như team làm số lượng dự án nhiều. Còn nếu là team SEO Inhouse, hãy chắt lọc cách thức quản lý dự án từ Agency ra thôi, về cơ bản thì team SEO Inhouse sẽ cần ít kỹ năng quản lý dự án hơn.

“Ví dụ ở giai đoạn Lên Chiến Lược, Kế hoạch chủ yếu là các ông Leader, Manager thống nhất phương án cho dự án của mình dựa trên quá trình phân tích, đánh giá. Bên cạnh đó, các nhân sự thực thi cần quản lý tốt, có trách nhiệm với công việc của mình và cần nắm rõ nó ảnh hưởng đến dự án như thế nào. Sau quá trình thực thi của nhân viên, thì Leader cũng cần đánh giá, kiểm soát để đảm bảo được đầu ra.”

Cá nhân mình thấy đây là kỹ năng cần có cho mọi nhân sự trong team. Trong cả quy trình quản lý sẽ có nhiều hạng mục, nếu thành viên không hiểu lý do hình thành hạng mục đó, chắc chắn hạng mục đó sẽ diễn ra sơ sài và ảnh hưởng lâu dài. Mình nói ví dụ khi báo cáo backlink cần có hạng mục index của từng url, nếu nhân sự phụ trách công việc báo cáo backlink này không hiểu mục đích của hạng mục này, liệu họ có làm với 100% trách nhiệm hay không?

3. ĐẶT MỤC TIÊU SEO NHƯ THẾ NÀO CHO CHUẨN?

Với mình, và cũng là cách mà bên team SEO mình hay chia sẻ với khách hàng là để đặt được mục tiêu SEO, cần thực sự nắm được mục tiêu công ty hiện tại là gì. Và từ mục tiêu công ty, mình sẽ đặt các câu hỏi dẫn dắt để khai thác mục tiêu của SEO.

Mục tiêu outcome: Kết quả SEO nào đóng góp cho mục tiêu lớn của công ty?
Mục tiêu Giai đoạn: Những mục tiêu giai đoạn nào có nhiều khả năng nhất sẽ đưa chúng ta đến mục tiêu kết quả của mình?
Mục tiêu công việc: Tôi cần làm gì để đạt được mục tiêu từng giai đoạn?

“Ví dụ không thể mục tiêu phòng Marketing đang là tăng trưởng traffic website nhưng mình lại chăm chăm lên kế hoạch theo hướng đẩy các từ khóa sản phẩm chính được, mà cần một kế hoạch tổng quan về ngành hơn =))”

Chính vì thế mà bên mình mỗi lần họp hay pitching với khách hàng triển khai dự án SEO, đều hỏi mục tiêu anh chị tìm đến SEO là gì, mục tiêu công ty phòng ban của anh chị là gì để từ đó có thể lên được phương án phù hợp nhất.

4. CÓ MỤC TIÊU, PHẢI CÓ CHIẾN LƯỢC MỚI “ĐÁNH” ĐƯỢC? VẬY CÁCH LÊN CHIẾN LƯỢC SEO NHƯ THẾ NÀO?

Hiểu đơn giản thế này, chiến lược SEO là một chuỗi các hành động được thiết kế và hoạch định để đạt được mục tiêu của dự án (Cải thiện thứ hạng của trang web và tăng lưu lượng tìm kiếm không phải trả tiền).

Với phương pháp SEO Branding bên mình, để lên được Chiến lược SEO hiệu quả cho dự án, thì có hai phần phân tích không thể thiếu:

Phân tích chính website của mình: Biết được mình đang có gì về onsite, content, backlink,… để từ đó có chiến lược, kế hoạch triển khai các hạng mục cho phù hợp. Content hiện trên web tỷ lệ trùng lặp nhiều, hàng ngàn bài thì chiến lược triển khai cũng sẽ khác hoàn toàn với website chưa có content.
Phân tích đối thủ cạnh tranh: “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”. Phân tích đối thủ giúp chúng ta hiểu được nguồn lực đầu tư và cách thức phân bổ của đối thủ, từ đó đưa ra nguồn lực phù hợp để vượt qua đối thủ. Và khi phân tích , phải nói cho nhân sự thực sự hiểu được mục đích và đầu ra của nó là gì. Như vậy các bạn mới hiểu và triển khai hiểu hơn về ngành được.

Cụ thể chiến lược từng phần thế nào, mình sẽ có một bài riêng để giải đáp kỹ hơn để mình cùng thảo luận nha.

4.1 Chiến lược content

Hiện nay hầu hết mình thấy tình trạng một số bạn cứ search thấy từ khóa có lượng volume thì sẽ tiến hành triển khai content mà không quan tâm đến việc Nghiên cứu từ khóa theo hành hình khách hàng. Trải nghiệm này dựa trên một lộ trình tương tác hoàn chỉnh từ lúc khách hàng khám phá thương hiệu đến thực hiện hành động mua hàng và hơn thế nữa. Nói đúng hơn đó là cảm nhận của khách hàng trước, trong và sau khi tương tác với thương hiệu.

Chính vì thế, đối với các dự án SEO hiện tại bên mình, mình luôn triển khai từ khóa theo hành trình để không chỉ khai thác hết tất cả các điểm chạm của khách hàng bằng SEO mà còn là chiến lược để thúc đẩy Chuyển đổi cao hơn. Cũng nhờ yếu tố này mà đa số dự án bên mình cũng Win hoàn toàn bằng content, vì xây dựng được lộ trình Content theo đúng hành trình, giúp họ cải thiện chuyển đối tốt.

Nếu bạn SEO nào không quá mạnh về kỹ thuật thì có thể áp dụng kỹ năng này trong các dự án của mình để tối ưu trải nghiệm hơn xem sao. “Chiều lòng khách hàng thì tất nhiên sẽ chiều lòng Google mọi người ạ :)))”

Nhưng các bạn cũng lưu ý về tính Unique của bài viết nhé. Qua nhiều đợt cập nhật thuật toán thì có thể thấy, những content nào không thật sự mang lại giá trị cho người đọc, sẽ bị đào thải ngay lập tức. Do vậy chú trọng số lượng nhưng đừng bỏ qua chất lượng.

4.2 Chiến lược Offpage

Mình thường triển khai một số kênh như GP, Báo, Toplist,… và triển khai theo chiến lược như này:

Triển khai về Trang chủ, Big Content: backlink chủ yếu về trang chủ, tuy nhiên để mang lại hiệu quả thì trang chủ cần có Link về các Big Content (đặc biệt phải được set heading).
Triển khai các backlink cùng chủ đề
Backlink có traffic

Các bậc tiền bối có phương pháp gì mới hay bổ sung thêm thì có thể comment bên dưới, mình cùng thảo luận thêm nha.

4.3 Cấu trúc website

Cấu trúc website đang là 1 trong các yếu tố có trọng số lớn nhất. Việc tối ưu cấu trúc website cực quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến thứ hạng của công cụ tìm kiếm và trải nghiệm người dùng.

Một số checklist tối ưu website theo cấu trúc chủ đề:

Xác định các chủ đề chính: Đầu tiên, mình cần phải xác định các chủ đề chính mà trang web của mình sẽ tập trung. Các chủ đề này nên phản ánh sản phẩm, dịch vụ hoặc nội dung quan trọng nhất mà bạn muốn khách hàng tiềm năng tìm kiếm.
Tạo ra các trang dành riêng cho từng chủ đề: Mỗi chủ đề chính nên có một trang dành riêng cho nó trên trang web của bạn. Trang này nên bao gồm tất cả các thông tin liên quan và từ khóa tương ứng với chủ đề.
Liên kết giữa các trang cùng chủ đề: Sử dụng liên kết nội bộ để kết nối các trang có chủ đề tương tự với nhau. Điều này giúp tăng cường chủ đề và giúp Google hiểu hơn về nội dung của trang web của bạn.

Từ bước thứ 5 trở đi sẽ là cách quản lý dự án theo quy trình PDCA: Plan - Do - Check - Action.

5. KẾ HOẠCH SEO

Tùy từng trường hợp thì sẽ có một kế hoạch triển khai khác nhau sao cho phù hợp. Thông thường phía bên mình thường có các trường hợp sau:

Kế hoạch 1: Website đã được SEO trước đó, đã triển khai content nhưng tỷ lệ trùng lặp cao, triển khai nhiều backlink bẩn kém chất lượng
Kế hoạch 2: Website đã có thương hiệu từ trước và đã có lượng organic traffic nhiều
Kế hoạch 3: Website mới hoàn toàn

Kế hoạch công việc cần có kế hoạch content, kế hoạch offpage, kế hoạch internal link, kế hoạch dự án…… Để nắm được phần này, mọi người có thể xem qua nội dung quy trình SEO trên kênh youtube bên mình nhé.

6. THỰC THI & KIỂM SOÁT

Có chiến lược, có kế hoạch thì phải có thực thi & kiểm soát. Với hệ thống kiểm soát thì bên mình thường sẽ có hai hạng mục cụ thể:

Kiểm soát công việc định kỳ: Bên cạnh việc thực thi các công việc, thì đối với dự án SEO cũng sẽ có các hoạt động định kỳ để đảm bảo mức độ hiệu quả cũng như chiến lược dự án đang thực thi. Các công việc định kỳ bao gồm Audit Content, Audit website, Audit Backlink để nắm được hiện trạng website của mình đang như nào, tránh bị cuốn vào cuống các công việc khác mà nội tại site mình đang có vấn đề.

Kiểm soát mục tiêu dự án & đội nhóm: Việc kiểm soát dự án mục tiêu dự án và đội nhóm cực quan trọng để đảm bảo các hạng mục công việc có đang được thực hiện và đang đúng kế hoạch đang vạch ra hay không, từ đó có sự hiệu chỉnh sao cho phù hợp. Về phần quản lý đội nhóm, mình nghĩ:

Nên rõ ràng trách nhiệm giữa các vị trí với nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cấp bậc khác nhau như ông trưởng phòng, leader, chuyên viên thực thi. Tránh để tình trạng các ông đấy làm việc lẫn nhau. Và để xây dựng được trách nhiệm này, có thể sử dụng theo mô hình chuỗi giá trị. Với mỗi công ty, mỗi ngành sẽ có chuỗi giá trị khác nhau, vì vậy có thể sử dụng để hoạch định chi tiết, rõ ràng các hạng mục công việc.
Với các hạng mục công việc cần đưa ra rõ ràng về quy trình, biểu mẫu với đầu ra rõ ràng.

7. THAY ĐỔI, CẢI TIẾN

Cải tiến là một hoạt động không thể thiếu khi quản lý một dự án SEO và mình nghĩ tất cả các hoạt động trong cuộc sống hiện tại, vì thế giới nó ngày hiện đại hóa quá rồi! Mình khẳng định không cải tiến thì mình đang đi thụt lùi, trong khi AI, Google ngày càng có những cái mới; và ngày càng xuất hiện nhiều công cụ mới để giúp quá trình SEO mình hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, chính vì Google ngày càng update, việc SEO không còn dễ dàng như trước, vì thế mình không thể cứ theo cách cũ trước kia mà cần kaizen đổi mới hơn, vẫn giữ được cốt lõi của nó về content nhưng phương pháp triển khai cần sắc nét hơn để dự án vẫn có thể hoàn thành tốt, đặc biệt là mang lại được giá trị cho Khách hàng.

8. CÁI ĐẶC BIỆT NHẤT: QUY TRÌNH LIÊN KẾT GIỮA PHÒNG BAN/NHÓM

Sơ đồ ở ngay dưới hình ảnh dưới phần comment

Đây là sơ đồ mà mình quy hoạch cho team khi quản lý dự án, điều quan trọng nhất ở đây là “Ai cũng là người làm chủ dự án”

Bên mình không có team social, team backlink, team abc,… hiểu đơn giản thôi, ai cũng lead dự án và mục tiêu cao nhất là hoàn thành mục tiêu dự án. Mô hình này vận hành khó hơn, nhưng khi thành công, mọi thành viên đều có 100% trách nhiệm với dự án.

Trên là những chia sẻ của mình về quản lý và vận hành dự án SEO, hy vọng từ bài viết này các bạn cũng sẽ có một góc nhìn tổng quan. Và với những chủ đề lần sau, mình sẽ đi sâu chi tiết vào từng hạng mục hơn để cùng trao đổi với nhau nhé.

Author: Thu Hoai Vo - Group Nghiện SEO