Quản lý dự án có tác động tới ranking không? Câu trả lời là KHÔNG nhé mọi người. Nhưng ai làm teamwork sẽ hiểu nó quan trọng như thế nào.
Cách thức quản lý dự án ở mỗi team hay công ty sẽ khác nhau, điều này phụ thuộc vào triết lý của cấp lãnh đạo team hoặc công ty. Cá nhân mình cũng tham khảo nhiều quy trình quản lý dự án của nhiều chuyên gia, có cả anh Tiến Anh Plus nhưng khi mang về công ty mình, mình đã phải mất 1-2 năm để custom nó phù hợp với triết lý quản trị của mình.
1. THỰC TRẠNG LÀM SEO ĐỂ CẦN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Tỷ lệ thành công dự án thấp: một trong những lý do chính của điều này là hệ thống vận hành, quản lý dự án không khoa học.
Quy trình của dự án vận hành không khoa học dẫn tới sự lộn xộn trong team SEO, người này chồng chéo người kia, dẫn tới sự phối hợp không mang lại hiệu quả
Team không lâu dài được do trải nghiệm khi làm SEO thấp, nhân sự trong tâm thế làm SEO cho có và tình trạng nghỉ việc phổ biến.
Cấp leader, manager luôn trong tình trạng quá tải, thất vọng về team của mình
Cấp nhân sự luôn trong tình trạng làm công việc nhỏ nhặt, không học hỏi được gì, kéo dài thì sớm muộn gì cũng rời team
2. AI LÀ ĐỐI TƯỢNG CẦN CHO QUẢN LÝ DỰ ÁN
Đối tượng đầu tiên chắc chắn là cấp Leader, Manager rồi, đặc biệt nếu như team làm số lượng dự án nhiều. Còn nếu là team SEO Inhouse, hãy chắt lọc cách thức quản lý dự án từ Agency ra thôi, về cơ bản thì team SEO Inhouse sẽ cần ít kỹ năng quản lý dự án hơn
Cá nhân mình thấy đây là kỹ năng cần có cho mọi nhân sự trong team. Trong cả quy trình quản lý sẽ có nhiều hạng mục, nếu thành viên không hiểu lý do hình thành hạng mục đó, chắc chắn hạng mục đó sẽ diễn ra sơ sài và ảnh hưởng lâu dài. Mình nói ví dụ khi báo cáo backlink cần có hạng mục index của từng url, nếu nhân sự phụ trách công việc báo cáo backlink này không hiểu mục đích của hạng mục này, liệu họ có làm với 100% trách nhiệm hay không?
3. QUY TRÌNH LIÊN KẾT GIỮA CÁC PHÒNG BAN/NHÓM
Sơ đồ ở ngay dưới hình ảnh dưới phần comment
Đây là sơ đồ mà mình quy hoạch cho team khi quản lý dự án, điều quan trọng nhất ở đây là “Ai cũng là người làm chủ dự án”
Bên mình không có team social, team backlink, team abc,… hiểu đơn giản thôi, ai cũng lead dự án và mục tiêu cao nhất là hoàn thành mục tiêu dự án. Mô hình này vận hành khó hơn, nhưng khi thành công, mọi thành viên đều có 100% trách nhiệm với dự án.
Mô hình này được mình rút ra từ triết lý OKRs mà công ty đang áp dụng (Bài này mình sẽ không nói chi tiết về sơ đồ dưới, mọi người nếu quan tâm chi tiết có thể comment để mình có thể diễn giải chi tiết trong bài khác)
4. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI
Trước khi bước vào dự án, chắc chắn mục tiêu là hạng mục phải xây dựng đầu tiên. Nhưng lưu ý là phải có backup. Nếu dự án bên trên đưa xuống với mục tiêu thời gian là 8 tháng, thì team SEO cần lên mục tiêu ít nhất là 5-6 tháng. Để nếu có rủi ro, sẽ có 2-3 tháng hoạch định kế hoạch dự phòng
Sau khi có mục tiêu là lên kế hoạch, sẽ có:
- Kế hoạch công việc
- Kế hoạch tài chính
Kế hoạch công việc là content, offpage triển khai như thế nào trong 5-6 tháng đó (rõ ràng từng công việc nhé). Còn kế hoạch tài chính là kế hoạch chi tiền để mua tài nguyên hay content, tránh việc lúc cần chi tiền thì không thể chi do kế toán hay cấp trên không đồng ý hoặc delay.
Kế hoạch thì đơn giản, mọi người hiểu nó như là một timeline dự án được trình bày qua Excel. Mọi người có thể sử dụng một số công cụ quản lý dự án kiểu như 1office hay base, asana đều ok. Cá nhân team mình hiện tại không dùng bất kỳ công cụ gì ngoài excel và một vài công cụ hỗ trợ nội bộ tự code, dĩ nhiên trước đó đều dùng hết mấy công cụ kể trên rồi.
Kế hoạch công việc cần có kế hoạch content, kế hoạch offpage, kế hoạch internal link, kế hoạch dự án…
5. THỰC THI
Hãy đảm bảo rằng những hàng mục công việc đều cần có file quản lý, file quản lý này sẽ phát huy tác dụng tối đa khi chúng ta Audit, tối ưu hoặc khi dự án gặp những rủi ro nào đấy. Khi đó, chúng ta sẽ lật lại lịch sử làm việc và những file quản lý hạng mục công việc để hiểu và đưa ra kế hoạch xử lý.
Một số file mà nhất định phải có là:
- File quản lý content
- File quản lý internal link
- File quản lý backlink
6. BÁO CÁO
Đây là phần khó nhất và quyết định tới 50% khả năng team có quản lý dự án tốt và khoa học hay không.
Báo cáo sẽ có báo cáo ngày và cáo báo tuần
Báo cáo ngày đơn giản là những checklist đã làm trong ngày, để quản lý trực tiếp có thể hiểu và tư vấn công việc hợp lý cho nhân sự. Cái này bên mình dùng công cụ quản lý todolist hàng ngày để thực thi.
Báo cáo tuần bên mình gọi là checkin (thuật ngữ khi sử dụng OKRs). Đây là cuộc báo cáo kết quả và những hạng mục công việc sẽ được thực hiện trong mỗi tuần.
Tuy nhiên, triết lý mang tới sự thành công của báo cáo là: Người lead dự án sẽ là người làm chủ mọi cuộc báo cáo, người được báo cáo hãy im lặng và đóng vai người cố vấn. Điều này sẽ giúp mọi thành viên phát huy được tối đa năng lực SEO của mình.
Tóm lại, quản lý dự án là hành trình tìm ra con đường để cả team “happy” với quá trình hoàn thành mục tiêu của dự án SEO, không phải là cách thức để những người quản lý bó buộc nhân sự.
Nếu mọi người quan tâm đủ nhiều với chủ đề này, mình sẽ làm một event để chia sẻ và dễ dàng trao đổi với nhau.
Author: Doãn Kiên - Group Nghiện SEO
(Bài cũ trên Group post lại)